Tak dinafikan sesi pembentangan laporan merupakan saat yang paling mendebarkan bagi mana2 perunding. Masa untuk mendapatkan kelulusan jawatankuasa perlu dilalui setelah semua analisis dan cadangan disiapkan dalam bentuk laporan. Tugas Ketua Perundinglah membentangkannya. Kawan2 perunding yang lain hanya stand by sajalah. Kalau2 ada isu dan soalan khusus ditanya ahli2 jawatankuasa nanti.
Kelancaran sesi pembentangan banyak bergantung kepada Pengerusi. Kalau yang berpengalaman lebih senang sikit. Mudah control crowd. Kalau yang asyik nak tanya soalan. Payahlah sikit. Asyik terhenti sahaja pembentangan. Kadang2 meleret leret jadinya mesyuarat.
Untuk mengatasi masalah ini, idea merekodkan briefing dibuat, Percubaan pertama masa pembentangan Rancangan Struktur Kuala Kangsar, Kinta dan Hulu Perak kepada Jawatankuasa Pemandu pada tahun 1996. Maklumkan tiga daerah digabungkan di bawah satu kajian. Banyaklah benda nak dibentangkan. Ahli mesyuarat pun ramai. Masa tu Ketua Pengarah JPBD pun hadir.
Sebagai Ketua Perunding, rasa teramatlah relax menghadiri mesyuarat. Hanya perlu maklumkan saja pada ahli mesyuarat yang taklimat akan mengambil masa lebihkurang 40 minit. Lepas tu biar taklimat yang telah dirakam dimainkan. Jawatankuasa macam menonton siri dokumentari lagaknya. Bila diperhatikan mereka nampak fokus mendengar dengan penuh minat. Segala isikandungan taklimat difahami tanpa gangguan. Mesyuarat berjalan lancar. Tepat pukul 12.30 tengahari, tamat.
Yang seronok tu, selang seminggu Ketua Pengarah JPBD panggil ke pejabat. Suruh tunjukkan staff JPBD macam mana nak buat 'recorded briefing'. Rasa bersyukur dan bangga kaedah pembentangan sebegini diterima dan mula diamalkan oleh rakan2 perunding yang lain selepas itu.
No comments:
Post a Comment